【就活】企業にメールで質問をするときのポイント｜例文あり

就活中に企業に対して質問をするときは、ビジネスマナーを弁えた質問メールを送る必要があります。

• 質問メールの内容を要約した件名をつける

• 宛名・宛先・挨拶を丁寧に

• 自分の名前と所属を書く

• 質問の内容を簡潔にまとめる

• 結びの挨拶文を入れる

• 署名を忘れない

質問をする場合だけでなく、就活や就職後の仕事のやり取りでも気をつけたいポイントについて紹介します。

質問メールの内容を要約した件名をつける

件名は、質問メールの内容を要約したもので、ひと目で相手にメールの意図が伝わるものにする必要があります。

（例その1）＜◯◯大学　就活　花子＞面接日程についてのお伺い

（例その2）説明会の持参物について＜△△大学　就活　太郎＞

件名には所属や氏名を添えるようにしましょう。

就活中の学生からの質問メールであることが企業の採用担当者にも伝わりやすくなるからです。

宛名・宛先・挨拶を丁寧に

文面の最初に誰に宛てたものなのかをきちんと記載しましょう。

宛名には企業名・部署名・担当者氏名を添えます。

宛名から1行あけて本文に入りましょう。

初めてのメールであれば、本文の最初に「はじめまして」の挨拶をしましょう。

複数回やり取りをしているのであれば、「お世話になっております」などの挨拶で構いません。

自分の名前と所属を書く

挨拶に続いて、自分の名前と所属を書きます。

「◯◯大学の△△と申します」と誰が送ったものなのかを記載しておきましょう。

採用担当者は数多くの就活生から質問メールを受け取っています。

送り主が誰なのかが明白になるようにしましょう。

質問の内容を簡潔にまとめる

質問内容は要点をおさえ簡潔に伝えましょう。

自力で調べることができるような情報を質問するのは控えましょう。

相手の時間を奪ってしまうことになり、悪い印象を与えます。

ある程度自分でリサーチしても分からなかった質問のみをするようにしましょう。

また、「？」を語尾につけないようにするのもマナーとして大切です。

句点で終える文の形を作るように意識しましょう。

結びの挨拶文を入れる

締めの文章は、相手を気遣う言葉や次回会うときのことについて触れる形があります。

「お忙しい中、お手数をおかけしますがよろしくお願いいたします」というような文を添えれば問題ありません。

この文は特に決まりが無いので、失礼のないような言葉遣いで作成してください。

署名を忘れない

就活中だけでなくビジネスメールでも大切なのが、最後に署名を添えることです。

毎回メールを作成するたびに、わざわざ署名を記載するのは就活中に数十社とやり取りしていると非常に大変な手間がかかります。

Gmailなど就活用のメールアドレスを使用しているのであれば、事前にテンプレを用意しておくと便利です。

就活メールで質問を担当者に問い合わせるとき、注意しておきたいポイントを紹介します。

• 企業への返信・お礼メールは当日中が望ましい

• 企業や担当者の名前は正確に

• ダラダラした文章を書かない

• 改行がない質問メールはNG

質問だけでなく、就活中のメール全般にも通じるものなので気をつけるようにしましょう。

企業への返信・お礼メールは当日中が望ましい

担当者から返信で回答を受け取ったら、マナーとして必ずお礼メールを送りましょう。

お礼メールは、なるべく返信を貰った当日中が望ましいですが、深夜などになってしまうのであれば翌日の返信でも問題ありません。

このとき、メールの件名は変更する必要がなく、「Re:〇〇」の形のままで返信しましょう。

相手とどのようなやり取りをしていたか伝わりやすくなります。

企業や担当者の名前は正確に

企業名・担当者名を間違えることは絶対にNGです。

ミスのチェックができていない質問メールはマナー違反なだけでなく、企業の採用担当者の心象を悪くしてしまいます。

入社後に仕事中のメールで、取引先の名前を間違えるといったイメージが湧いてしまうからです。

必ず質問メールを作成したあとにもう1度チェックする習慣をつけましょう。

特徴的な漢字（斉・斎など）は特に間違えやすいので注意してください。

ダラダラした文章を書かない

要点のまとまっていないダラダラした質問メールを送るのは控えましょう。

就活生は回答をお願いしている立場です。

相手に気遣いができていない・言いたいことをまとめる能力がないという印象を与えてしまいます。

何についての問い合わせなのかを、シンプルに伝えるような質問メールを心がけましょう。

改行がない質問メールはNG

改行がない文面は相手にとって読みにくいものになってしまいます。

適度に改行し、読みやすいメールの作成を心がけましょう。

作成後に一度通しで読み直してみると、読みやすい文面になっているかどうか確認することができます。

就活中の質問メールで使える例文を紹介します。

実際に活用できる文面ですので、参考にしてください。

【例文】服装についての質問メール

件名：【〇〇大学　△△】社内見学時の服装についてのお伺い

 

～～株式会社　＿＿担当

企業　就太様

 

お世話になっております。◯◯大学の△△と申します。

先日の企業説明会では、大変お世話になりました。お伺いしたいことがございましたので、ご連絡させて頂いた次第です。

 

次回×月□日に参加させていただく、社内見学時の服装はスーツで問題ありませんでしょうか？説明会の折にお伺いできず大変申し訳ありません。

 

お忙しい中お手数をおかけいたしますが、ご返信のほど何卒よろしくお願いいたします。

次回、社内見学で再びお会いできるのを、心待ちにしております。

 

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△△　花子（△△　はなこ）

〇〇大学　職業学部　就職科　3年

電話番号（携帯）：090-xxxx-xxxx

電話番号（自宅）：oo-oooo-oooo

メールアドレス：~~~~~@gmail~

住所：●●県●●市～

 

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【例文】説明会・面接日程についての質問メール

件名：2次面接日程に関して【◯◯大学　△△】

 

～～商社　新卒採用担当

企業　就太様

 

初めまして。〇〇大学職業学部就職科の△△　花子と申します。

このたびは、1次審査通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

 

次回の2次面接日程に関して、お伺いしたくご連絡させて頂きました。

 

説明会では×月□日とのことでしたが、パンフレットには×月＝日と記載されておりましたが、どちらにお伺いすればよろしいでしょうか。

 

ご多忙の折、申し訳ございませんがご返信頂きたく存じます。

よろしくお願いいたします。

 

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△△　花子（△△　はなこ）

〇〇大学　職業学部　就職科　3年

電話番号（携帯）：090-xxxx-xxxx

電話番号（自宅）：oo-oooo-oooo

メールアドレス：~~~~~@gmail~

住所：●●県●●市～

 

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【例文】ESについての質問メール

件名【質問】エントリーシートの記載事項について

 

有限会社　～～

採用担当　企業　就太様

 

お世話になっております。〇〇大学の△△　花子です。

先日の企業説明会では大変お世話になり、ありがとうございました。

 

ぜひ選考に加えて頂きたく思い、現在エントリー準備を進めております。

作成中のエントリーシートの記載事項について、不明点がございましたのでご連絡させて頂きました。

 

～～の〇〇についてですが、複数ある場合すべて記載した方がよろしいでしょうか。

 

お忙しいところ失礼致しました。回答のほど、よろしくお願いいたします。

 

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△△　花子（△△　はなこ）

〇〇大学　職業学部　就職科　3年

電話番号（携帯）：090-xxxx-xxxx

電話番号（自宅）：oo-oooo-oooo

メールアドレス：~~~~~@gmail~

住所：●●県●●市～

 

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【例文】質問事項が複数あるときのメール

件名：〇〇についてのお伺い【〇〇大学　△△　花子】

 

～～商社　新卒採用担当

企業　就太様

 

初めまして。〇〇大学職業学部就職科の△△　花子と申します。

 

〇〇について、3点お伺いしたいことがございましたので、ご連絡させて頂きました。

①～～は何時ごろのご予定でしょうか

②△△の時、持参物はございますか

③◯◯を提出させて頂きたいので、担当者様のご連絡先をお伺いしたく思います

 

上記3点、ご多忙のところ大変お手数をおかけいたしますが、回答をよろしくお願いいたします。

 

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△△　花子（△△　はなこ）

〇〇大学　職業学部　就職科　3年

電話番号（携帯）：090-xxxx-xxxx

電話番号（自宅）：oo-oooo-oooo

メールアドレス：~~~~~@gmail~

住所：●●県●●市～

 

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【例文】企業からの質問に返信するときのメール

件名：Re:2次面接日程調整の件

 

～～商社　新卒採用担当

企業　就太様

 

お世話になっております。〇〇大学職業学部就職科の△△　花子でございます。

 

2次面接日程調整の件、ご連絡頂きましてありがとうございます。

下記の時間帯でしたら、お伺いできます。

 

①◯月×日　　～：～から～：～

②×月◯日　　～：～から～：～

 

貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。

日程調整頂ければと存じます。2次面接の折もよろしくお願いいたします。

 

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△△　花子（△△　はなこ）

〇〇大学　職業学部　就職科　3年

電話番号（携帯）：090-xxxx-xxxx

電話番号（自宅）：oo-oooo-oooo

メールアドレス：~~~~~@gmail~

住所：●●県●●市～

 

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【例文】内定のお礼メールに質問を添えるときのメール

件名：内定のお礼と内定式の時間について【××大学　△△　花子】

 

～～商社　新卒採用担当

企業　就太様

 

お世話になっております。〇〇大学職業学部就職科の△△　花子でございます。

 

このたびは内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございます。

微力ながら精一杯貴社に貢献させていただく所存です。今後ともよろしくお願いいたします。

 

頂いた資料には◯月×日に内定式と記載されており、ぜひ参加させて頂きたく思っております。

開会のお時間をお伺いしてもよろしいでしょうか。

資料に記載がありませんでしたので、ご連絡させていただいた次第です。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、返信頂きたく存じます。

 

また、内定式でお会いできるのを心待ちにしております。

 

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△△　花子（△△　はなこ）

〇〇大学　職業学部　就職科　3年

電話番号（携帯）：090-xxxx-xxxx

電話番号（自宅）：oo-oooo-oooo

メールアドレス：~~~~~@gmail~

住所：●●県●●市～

 

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就活中の質問メール作成では、シンプルに相手が読みやすいものを意識することが大切です。

企業とのやり取りは、言葉遣いやマナーに注意しておこなうようにしましょう。

メールのビジネスマナーは就職後にメールを扱う場面でも重要なので、必ず就活中に身に付けておきましょう。