就活生必見！メールの署名、宛名の書き方を解説【テンプレあり】

それでは、まず署名についてお話します。署名とは、送り主が自身の氏名や所属、連絡先などを明記するものです。普段のメールやSNSのやりとりでは、自分の発信した内容に特に署名を記載しないことが多いと思いますが、社会人にとって署名を入れることは基本中の基本になります。その中で突然署名のないメールが送られてくると、かえって違和感を持たれてしまいますので、マナーとして必ず入れるようにしましょう。

では、署名はどのように作成すればいいのでしょうか。自分の情報を普通に書けば大丈夫だと思っていても、意外と気を付けるべきポイントがいくつもあります。以下では、各要素についての押さえるべきポイントを具体的に解説していきます。ご自身の情報を当てはめて、実際に作成してみましょう。

氏名

日本語には様々な読み方をする漢字や名前がありますので、できるだけ見やすくすることで正確に認識してもらうことが大切です。最低限の配慮として、姓と名の間にはスペースを入れ、フリガナを振るようにしましょう。また、外資系の企業や日本人以外の方が働いている企業へのメールには、ローマ字での記載があるとより安心です。

所属大学、学年、学部、学科

一般的に、社会人になると自分の会社名や部署名を記載しますが、学生の場合は学生としての基本的な所属情報を記載しましょう。ここには、部活動やサークル、ゼミの情報は必要ありません。このような情報は履歴書に記載しましょう。

住所、郵便番号

住所を記載する際に郵便番号が抜けてしまう人がいますが、住所には郵便番号も含まれますので、郵便番号からきちんと記載しましょう。数字は相手が見やすいよう、漢数字ではなくアラビア数字を使用します。

メールアドレス

就活では、携帯電話ではなくPCのメールアドレスを使用しましょう。多くのメールは携帯からも確認できますので、携帯でも登録をしておくと便利です。アドレスを作成する際は、恋人の名前や顔文字のようになっているものは避け、社会人としてふさわしいものにしましょう。

携帯の電話番号

日中に、あなたと連絡の取れる番号を記載しましょう。自宅の番号でも良いですが、大学へ行ったり出かけたりすることの多い人は、基本的に自分の携帯電話の番号を記載することをおすすめします。就活中は普段より少しこまめに着信を確認すると素早い対応ができます。

署名の作成に必要な要素を押さえられた所で、次はその署名をメールに記載する際のポイントを見ていきましょう。記載をする際にも、意識すべき観点はいくつもあります。社会人が一般的に行っているルールを紹介しますので、最後まで抜け漏れなくチェックし、正しい形で署名を完成させましょう。

メールの本文と署名の間に「——-」の線を入れる

メールで相手に伝えたい内容と署名との区切りを明確にするために、間に線を引きます。ここではマナーとして、直線や点線など落ち着いた印象のものを使用しましょう。メール自分の個性を表現する場ではなく、あくまで社会人としてやりとりする場所ですので「☆」や「♪」など派手なものは、控えましょう。

署名はデフォルト設定にする

先ほど挙げた署名の要素を、毎回打ち込むのは大変ですよね。そこで、一度署名を作成したら「デフォルト」として設定しておきましょう。設定をしておくと、自動的に署名が入った状態でメールが作成されます。詳しい設定方法は、お使いのメールサービスに合わせて調べてみてください。

誤字脱字を確認する

誤字脱字の確認は、相手に文面を送る際の基本中の基本です。特に署名の内容を間違えてしまうと、別の電話番号に電話がかかってしまったり、別の住所に書類が送られてしまったりする危険性がありますので細心の注意を払いましょう。自分で確認した後に、第三者にチェックしてもらうのがおすすめです。

メール署名は人にとって少しだけ違いますが、まだ決まった型がない人は以下のテンプレートを参考にしてみてください。

必要な要素をすべて盛り込むことで、しっかりとした署名になります。

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‌○○大学○○学部○○学科

‌山田　太郎 / ヤマダ　タロウ

‌〒123-4567

‌東京都千代田区●●1-2-3　△△101号室

‌メール：taro.yamada@xxx.com

‌電話：123-4567-8999

‌‌――――――――――――――――――――

さて、署名について解説してきましたが、社会人のメールマナーとしてもう一つ欠かせないものがあります。それは「宛名」です。署名では自分について書くのに対し、宛名は相手について書くもので、ビジネスではこれをメールの一番初めに記載するというルールがあります。早速、宛名に必要な要素を見ていきましょう。

先方の氏名

氏名は必ず記載しましょう。企業の中には、複数の人事担当者で共通のアドレスを使用している場合があります。氏名の記載がないと誰に対してのメールなのかわからなくなってしまいますので、注意が必要です。また、直接会話をする時は「○○さん」と呼ぶような仲でも、メールでは「様」の敬称をつけましょう。

先方の所属企業

先方の企業名を、間違いのないように記載します。株式会社には、「株式会社○○」と書く「前株」と「○○株式会社」と書く「後株」がありますので、その企業はどちらなのかきちんと確認をしましょう。また、株式会社を「（株）」と省略することは基本的に避け、正しい名称を使用しましょう。

先方の所属部署

署名で自分の所属を記載したのと同じように、宛名には相手の部署名を記載します。大きな企業だと同姓同名の社員がいることもありますので、個人を特定する情報として部署の記載をすることが望ましいと考えられます。

所属部署を知らない場合は氏名と企業だけでOK

企業の社員について、「○○という企業の○○さん」という認識をしていて詳しい情報を知らない場合は、氏名と企業名だけの記載でも問題ありません。また、相手の氏名が分からない場合や、人事の組織全体に向けて送るよう指示のある場合は「新卒採用担当者様」という宛名が良いでしょう。

メールの宛先のテンプレート

株式会社○○

人事部　新卒採用課

山田　花子様

 

署名と宛名という、就活でのメールに必要な要素を学んだ所で、最後の仕上げとしてメールでのやりとり全般に関しての注意点を確認していきましょう。ビジネスのメールでは、家族や友人とのやりとりでは気を付けたことのないポイントにも注意を払う必要があります。失敗をしないためにも、メールを送る前にこの観点でチェックをしておくと安心です。

返信は24時間以内に送る

社会人は、基本的に勤務中頻繁にメールをチェックしており、「確認したメールはすぐに対応する」というのが基本になっていることが多くあります。そのため、そのペースに合わせて対応ができるようにすると良いでしょう。また、就活では説明会やOB訪問、面接の予定調整など、都合を調整しなければならないため、就活をスムーズに進めるためにもスピードは大切です。

丁寧な日本語を使用する

言うまでもありませんが、就活のメールでは丁寧な日本語を心がけてください。『こんにちは』ではなく『お世話になっております』、『すみません』ではなく『申し訳ございません』など、なるべく社会人として一般的な言葉を使いましょう。また、「！」や「？」などの記号を使用することもマナー違反です。質問がある場合は、『○○でしょうか？』ではなく『○○でしょうか。』としてください。

誤字脱字をチェックする

メールを書き終えたら、最後に必ずメールの最初から見直して誤字脱字のチェックをしましょう。PCのキーボードで文字を打っていると、誤変換や文字の抜けなどが起きることがあります。どんなにマナーに沿ったメールを作成しても、誤字脱字があると一気に「雑な人」という印象を与えてしまいかねませんので、注意しましょう。

件名はシンプルに

人事担当者は多数の学生と何度もやりとりをしている場合が多いため、一日に多くのメールが届きます。そのため、件名はそのメールで伝えたい要件が一目見て分かるような内容が好ましく、だらだらと長い文章を書くことは避けることがマナーです。『面接日程の調整について／山田太郎』など、シンプルに記載をしましょう。

さて、就活のメールでの署名・宛名の書き方と、送る際のポイントを解説してきました。「何を書いたらいいかわからない」「非常識だと思われてしまったらどうしよう……」といった不安は晴れたのではないでしょうか。ここで解説したポイントを押さえてメールを作成すれば、マナーのある学生として人事担当者に良い印象を持ってもらうことができ、就活におけるやりとりもスムーズになるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。