OB訪問のお礼メールの書き方と注意するべきポイント！返信のタイミングや件名など

OB訪問のお礼メールを書く際には、重要なポイントがいくつかあります。良いOB訪問のお礼メールには、これからご紹介する5つの要素が必ず含まれています。就活生の中にはメール作成に対して、ばく然と難しい印象を抱いている方も多いかもしれません。ここで紹介する5つのポイントをおさえるだけで、OB訪問のお礼メールは完成です。ぜひメール作成に活用してみてください。

【件名と名前は必須】
OB訪問のお礼メールでは、まず件名と名前を正確に書きましょう。件名には「要件」と「名前」が必須です。

社会人は、1日に何通ものメールを確認しています。メールを受信した際、真っ先に確認するのが件名です。企業担当者は件名を見てメールの内容と、確認する優先順位を判断します。OB訪問のお礼メールでは要件がすぐに伝わるよう、「【OB訪問のお礼】所属＋名前」と件名に書きましょう。

誰から誰に宛てたメールであるかも必ず確認してください。OB訪問を担当してくれた人の名前と所属部署は必ず書きましょう。具体的には「〇〇株式会社〇〇部〇〇課〇〇様」となります。企業名しか書いていないと、誰宛てのメールか分からず相手に届かない可能性もあります。自分の名前も、〇〇大学＋名前、とメールの最後に書きましょう。宛名や署名は、基本的なことでありながら、最も重要なことです。

【OB訪問の感謝を冒頭に】
OB訪問のお礼メールでは、まず感謝を述べるのが鉄則です。「〇〇大学の〇〇です。本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました」とメールの冒頭で感謝を述べましょう。このように結論を先に述べることは、メールにおいて大切なことです。結論が先にくることで、相手がすぐにメールの要点を理解できることはもちろん、自分の伝えたいことが明確になります。

また、結論とは最も伝えたいことです。結論を先に述べることは、自分の最も伝えたいことを相手に確実に伝える術でもあります。OB訪問のお礼メールの例では、結論＝感謝を伝えること、です。結論→理由という流れはメールのみならず社会人として必須のスキルですので、普段から意識しておきましょう。

【OB訪問で得た学びを書く】
OB訪問で得た学びを書くことは、OB訪問のお礼メールならではの必須ポイントです。OB訪問で得た学びや気づきを具体的なエピソードと共に盛り込みます。例えば、「〇〇様のお話の中で、〇〇が心に残りました。〇〇という学びがありました。」など、具体的な会話の内容と、そこから得た学びを書きましょう。この一文があるだけで、前向きな意欲や真摯な姿勢が相手に伝わります。

自分のアドバイスや話に対するフィードバックが返ってくることは、OB訪問の担当者にとっても嬉しいことです。学びや気づきを伝える一文があるか否かだけで、相手がOB訪問のお礼メールから受ける印象は大幅に変わります。また、自分が感じたことを相手に伝える、アウトプットの貴重な練習にもなるので、必ず書くようにしましょう。

【今後の姿を見せる】
OB訪問のお礼メールでは、自分のこれからについて述べると効果的です。OB訪問では、得た学びを次にどう繋げるかが必要不可欠な視点となります。これは、OB訪問担当者も気になっているポイントです。例えば「〇〇様の話で得た学びを活かして、今後〇〇に取り組んでいきます」など、今後の抱負を書くようにしましょう。

学びを活かした今後の抱負があるだけで、モチベーションの高さが伝わることはもちろん、文章としての魅力もグッとあがります。また、学びを次の行動に移せることは、社会人としても重要な資質です。入社後は「何を学んだか」より「学びをどう活かすか」の方が重要と言えます。今後の姿を文章に加えるだけで、採用面でも好印象を与えることができます。

【お礼と今後につながる挨拶で文章を締める】
OB訪問のお礼メールは、お礼と今後につながる挨拶で文章を締めます。具体的には「またご相談させて頂くこともあるかと思いますが、その際はご指導頂けますと幸いです。本日はお忙しい中、誠にありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願い致します。」のように、お礼と今後に繋がる挨拶の両方を書きましょう。

OB訪問のお礼メールにおける締めの文章のポイントは、今後につなげることです。OBには、その後の入社試験をはじめ、入社後にもお世話になる可能性があります。良好な関係を築けるように、次につながる言葉を入れましょう。

OB訪問のお礼メールでは、注意すべきポイントもあります。これからご紹介する5つのポイントが守られていないメールは、相手にマイナス印象を与えかねません。反対に、この5つさえ気をつけておけば、OB訪問のお礼メールとしての及第点はクリアできます。メールを送信する前に一度、5つのポイントを確認してみてください。

【1日以内に送る】
OB訪問のお礼メールは原則として、OB訪問を行った日から1日以内に送りましょう。スピーディーな対応は社会人としての好印象に繋がります。OB訪問のお礼メールは、基本的に早ければ早いほど良いと覚えておいて損はありません。

例えば、15時にOB訪問が終了したケースを考えてみます。この場合、その日の21時までにメールを送るのがベストです。もし21時までに送れなかった場合は、次の日の8時〜15時の間にはメールを送りましょう。21時以降や8時以前の夜間や早朝は、マナーとして送信を避けるのが無難です。

中には、何かしらの事情で1日以内にメールを送れない場合もあるかもしれません。もし1日を過ぎてしまった場合でも、必ずメールは送るようにしましょう。1日を過ぎてメールを送る際は「お礼のメールが遅くなってしまい申し訳ありません。」と一文入れるだけでも誠意が伝わります。

【誤字・脱字を確認する】
基本的なことですが、誤字・脱字には気をつけてください。とくに「相手の名前」と「企業名」は絶対に間違えないようにしましょう。相手の名前を間違えることは、失礼にあたります。

とくに企業名は略して呼ばれることも多いため、確認せずに送ると、間違えていたというケースも少なくありません。多くの場合、企業の正式名称はホームページの会社情報から確認できます。必ずホームページを確認したのち送りましょう。

文章内の誤字脱字は、送信前に文章を一度読み返すだけで、大幅に減らすことができます。誤字・脱字は相手にネガティブなイメージを与えるものです。完成した文面を読み直して、誤字・脱字のないよう心がけましょう。

【結論→理由を意識する】
良い文章の条件は、結論が最初に述べられていることです。OB訪問のお礼メールも同じで、まず結論を書くようにしましょう。OB訪問のお礼メール全体を通しての結論は、感謝を伝えることです。メール冒頭で感謝を述べることは、先ほど解説した通りです。

加えてメール内の文章も、結論→理由となるように意識すると、ムダのないスッキリとした印象になります。例えば、「〇〇という点から（理由）とくに〇〇の話が印象に残りました（結果）」ではなく、「とくに〇〇の話が印象に残りました。（結果）〇〇という点を今後に活かします（理由）」と変えるだけでも、文章全体にまとまりが生まれます。

結論を最初に書くと、拾い読みしやすくなることも大きなメリットです。少ない時間で要点を把握することができるため、読み手にストレスも与えません。伝えたいことが多く文章が長くなるときほど、結論→理由の順番を意識してみてください。

【内容は具体的に】
OB訪問のお礼メールの内容は、できる限り具体的にしましょう。具体的なエピソードを盛り込むことで、文章としての説得力が上がるだけでなく、相手に響くメールになります。例えば、「〇〇様の話はとても参考になりました」ではなく「〇〇様の〇〇という話が、〇〇という点で参考になりました」と、具体的に言い換えましょう。

内容を具体的に書く為のポイントは2つあります。1つ目は、「例えば？」と自分にツッコミを入れることです。先ほどの例で考えると、「〇〇様の話が参考になった」に対し「例えば？」とツッコミを入れるだけで、具体的なエピソードが書けます。

2つ目は、「なぜ？」と理由を問うことです。「〇〇様の話は参考になった」に「なぜ？」と問うことで、具体的な理由が生まれます。OB訪問のお礼メールにおいては、学びや気づきを書くことが必要不可欠です。「例えば？」「なぜ？」を駆使して具体的な学びや気づきを書きましょう。

【伝えたいことは1通にまとめる】
送信するメールは内容を1通にまとめましょう。例えば、OB訪問のお礼メールと同時に、質問したいことや伝えたいことがあるとします。この場合、お礼メールと分けて送るのではなく、1通にお礼と伝えたいことを書くのがベターです。

OB訪問の担当者は、限られた時間の中であなたのメールを読んでいます。何度もメールを送るのは、相手の時間や労力を奪ってしまうため、好ましくありません。お礼とは別に伝えたいことがある場合でも、基本的なメールの構成や送り方は同じです。

もし、質問や伝えた事項に対する返答が1週間以上ない時は、日を空けて再びメールを送りましょう。再送メールのポイントは、冒頭にクッションとなる言葉を入れることです。例えば、「先日〇月〇日にメールをお送りしましたが、もしかしたら届いていないかと思い再送しました」と一文入れるだけで、相手に不快感なくメッセージを伝えられます。

ここまでOB訪問のお礼メールの書き方とポイントを解説してきました。しかし、具体的なイメージが湧かないという人も多いのではないでしょうか。そこで、OB訪問のお礼メール例文を3つ紹介します。少し工夫すれば、実際に活用することができる例文です。ぜひ参考にしてみてください。

【例文1】
件名：【OB訪問のお礼】〇〇大学・就活太郎

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です。
本日はお忙しい中、OB訪問に時間を割いてくださりありがとうございました。

〇〇様のお話の中で、成果を出すにはまず相手を知り、
相手にメリットを与えることが重要というお話が印象的でした。
私自身、これまで自分の意見を主張することに目が向きすぎていたと思います。
まず相手を理解する、まず自分から与えるという視点は私に欠けていたものでした。

今回の学びを活かし、より深く貴社のことを知り、
自分が貢献できることは何なのかを常に考えて行動していきます。

またご相談させて頂くこともあるかと思いますが、その際はご指導頂けますと幸いです。

本日はお忙しい中、誠にありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願い致します。

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〇〇大学〇〇科
就活太郎
住所：〇〇
電話：〇〇
メール：〇〇
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【例文2】
件名：【OB訪問のお礼】〇〇大学・就活太郎

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
本日、OB訪問でうかがいました
〇〇大学の就活太郎です。

本日は貴重なお時間とお話し誠にありがとうございました。

〇〇様のお話を聞くことで、〇〇業界に対する理解がより深まりました。
とくに制作の裏側や1日のスケージュールを知れたことで、
自分の働くイメージを具体的に持てるようになりました。
〇〇様のポリシー同様、私もビジョンを明確に〇〇業界で活躍できる存在となれるよう、
努力を続けていきます。

貴社の選考を突破するためにも精進してまいりますので、
今後とも引き続き相談に乗っていただけると幸いです。

お忙しいとは思いますが、お体に気をつけてお過ごし下さい。

本日はお忙しい中、お時間いただき本当にありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い致します。

――――――――――
〇〇大学〇〇科
就活太郎
住所：〇〇
電話：〇〇
メール：〇〇
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【例文3】
件名：【OB訪問のお礼】〇〇大学・就活太郎

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇課
〇〇〇〇様

お世話になっております。
先ほど、OB訪問させていただいた
〇〇大学の就活太郎と申します。

本日はお忙しい中、貴重なお時間いただき誠にありがとうございました。
また、美味しいカフェオレまでごちそういただき、ありがとうございました。

〇〇様のお話から、資料やホームページだけでは決して知ることのできない、貴社の情報を知ることができ、大変貴重な機会となりました。

フラットな社風や風通しのよさ、若くても裁量権ある仕事を任せてもらえることなど、
貴社の魅力を深く理解することで、一層貴社への想いが強くなりました。

もしよろしければ、ぜひまたお話する機会を頂けないでしょうか。
より深く会社への理解を深めて、今後の活動に活かしてまいります。
お忙しいところ、大変不躾なお願い事で恐縮ですが、ご検討頂けますと幸いです。

重ねてですが、本日は貴重なお時間いただき本当にありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い致します。

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〇〇大学〇〇科
就活太郎
住所：〇〇
電話：〇〇
メール：〇〇
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OB訪問のお礼メールについてお話してきましたが、手紙で出すのもアリです。OB訪問のお礼を手紙で出す際にも、気をつけるポイントが4つあります。「便箋や封筒」「筆記具」「宛名」「修正」に関する4つのポイントをそれぞれ確認しましょう。

まず、便箋や封筒は基本的に白の無地のものです。もし色付きを使いたい場合でも、薄い色を選ぶのが無難でしょう。筆記具は、万年筆もしくはボールペンがオススメです。インクの色は必ず黒にしましょう。

宛名は「〇〇株式会社〇〇部〇〇様」と個人宛に送ります。OB訪問では、担当してくれた先輩の名前が分かっていますので、「〇〇株式会社御中」という書き方はNGです。また、社名を「（株）」と省略することもNGですので、注意してください。

お礼状を書き間違えた際は、二重線や修正液を使用せず、新たに書き直すのがマナーです。お礼状は正式な文書という意識を持って、丁寧に仕上げましょう。

OB訪問のお礼メールに返信が返ってきた場合、必ず返信しましょう。OB訪問のお礼メールを送ると、返信が返ってくることも少なくありません。内容次第では、返さなくて良いと判断してしまう就活生もいるかもしれません。しかし、内容に関わらず返信することが、OB訪問のお礼メールの原則です。メールへ返信することは、相手への気遣いを意味します。

OB訪問担当者が、メールの返信に割いてくれた時間やその心遣いに応える、という意味でも返信はマストです。返信の内容については、感謝を必ず述べるようにしましょう。例えば「ご返信頂き誠にありがとうございます」「温かいお言葉ありがとうございます」などが基本です。返信するタイミングも、早ければ早いほど良いと覚えておいてください。お礼メールに対する返信がきたら、1日以内にはメールを返しましょう。

ここまでOB訪問のお礼メールの書き方とポイントを解説してきました。OB訪問のお礼メールは、感謝を冒頭に、具体的な内容を心がけると綺麗におさまります。OB訪問終了後なるべく早くメールを送ることも重要なポイントです。早ければ早いほど、誠意と熱意が相手に伝わります。

もちろん、OB訪問の内容や状況は人によってさまざまです。書き方のポイントやテンプレートを活用しても、うまく書けない場合もあります。その場合は、無料で活用できる就活エージェントに相談しましょう。個別の状況から最適なメールの文章を考えてくれます。良いお礼メールが送れることで、良好な関係を築けるものです。正しいOB訪問のお礼メールを送って、内定へ前進してくださいね。