採用担当の宛名は「御中」でいいの？例文付きで解説！

採用担当にメールを送る、または書類を郵送する際、宛名の敬称で「御中」か「様」のどちらを使うのが正しいのか悩む就活生も多いのではないでしょうか。
この2つの敬称にはどのような違いがあるのか、採用担当宛ての場合は「御中」が正しいのか、下記にて解説していきます。

結論、「御中」でOK

採用担当宛てにメールを送る、または書類を郵送する場合、宛名の敬称は「採用担当御中」となります。まず「御中」とは、宛名が特定の個人以外の時に用いられます。したがって、会社や担当部署など団体宛に送る場合は、「御中」を末尾に用いるのが正しい使い方です。
書き方は以下のようになります。いずれも個人ではなく、不特定多数の集団に送る場合は、「御中」を使用すると覚えておくとよいでしょう。

♦株式会社〇〇 御中
♦株式会社〇〇 人事部 御中
♦株式会社〇〇　人事部　採用担当御中

「様」を用いるのは？

「様」は、個人名の後に付けられる敬称です。そのため、特定の採用担当宛に送る場合は、「採用ご担当者様」「株式会社〇〇 人事部 △△様」など、「様」付けが基本です。宛名が個人かつ役職がついている場合は、「株式会社〇〇 人事部 部長 △△様」のように、役職、名前、様の順で書きます。

「御中」と「様」の併用はNG

「株式会社◯◯　人事部御中　採用ご担当者様」のように、「御中」と「様」を一緒に使うのは二重敬語となるためNGです。どちらも使ったほうが丁寧だと感じるかもしれませんが、正しい使い方を知らないんだなと、かえってマイナスな印象を与えてしまいます。
採用担当の部署宛てに送る場合は「御中」のみ、採用担当者の名前が分かっていて個人宛に送る場合は「様」のみと、敬称を適切に使い分けましょう。

会社名・部署名は省略しない

封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を書くのが基本です。株式会社を（株）と略したり、住所のビル名を省略してはいけません。また、住所も省略せず、きちんと都道府県名から書きましょう。番地に関しても、ハイフンではなく、漢数字で「〇丁目〇番〇号」と書くのがマナーです。
封筒の裏には、開封をしなくても送り主が誰であるか分かるように、自分の住所、氏名、送付日を書いておきましょう。なお、手紙をすべて入れて封をしたら、封の部分に「〆」と書いてください。

返送用封筒の「行」「係」を消して敬称を書く

企業からあらかじめ返信用封筒が用意されている場合、宛先に「◯◯行」「◯◯係」と記載されていることがあります。その際は、そのまま送るのではなく、宛名の「係」や「行」に二重線を引き、横に「御中」または「様」と書き足すのがマナーです。

封筒の色は白

エントリーシートなどA4サイズの書類を提出する際は、書類を折らずに封入することができるA4サイズの封筒を使うのが一般的です。
封筒の色は白が基本となります。白封筒は茶封筒よりも比較的あらたまった場合に使われることが多く、重要な文書を送る際に最適です。また、白封筒だと封筒に書かれている文字が見やすく、就活生からの書類以外にも、毎日たくさんの郵便物が送られてくる企業にとって、ぱっと見たときに何の書類が入っているのか分かりやすくおすすめです。
ほとんどの大学では、大学内の売店で就職活動用の封筒を販売しています。大学で購入した封筒には大学名も記載されていることが多いです。また、素材もしっかりしているため、中身が透けたり、封筒が破れる可能性も低く、郵送時に何かあっても安心です。

企業へ内定辞退などの手紙を送る場合の便箋・封筒は、ビジネスの場面でふさわしいものを選びましょう。白無地であれば無難です。封筒は、中身が透けないかの確認もしてください。封筒のサイズは、手紙を三つ折りにして定形郵便で送れる大きさがベストです。

クリアファイルに入れる

書類は封筒に入れる前に、クリアファイルに入れることをおすすめします。郵送時は、雨で書類が破けてしまったり、書類が折れてしまうなど何が起こるか分かりません。クリアファイルに入れておけば被害を抑えることもでき、小さいことにも気が利くと企業からも印象アップにもつながります。
使用するクリアファイルは、無色透明で、傷や折れのない一般的なクリアファイルを使えば問題ありません。

用途にあった太さのボールペン

A4サイズの封筒の宛名に使用するボールペンは、太さ1.6mmの油性ボールペンが最適です。水性ボールペンは、雨でにじんでしまう可能性があるからです。また、サインペンやマジックは、封筒にインクがにじむ恐れもあり、文字が太すぎて少し重い印象になってしまうため避けたほうがいいでしょう。
ボールペンは太さにより印象が大きく変わります。就職活動で使用するボールペンの太さは用途によって使い分けることをおすすめします。大きいサイズの封筒の宛名を書く際のボールペンの太さが、エントリーシートなどを書く際のボールペンと同じ太さでは、細すぎて弱々しい印象を与えてしまいます。封筒の大きさを考慮して、太さは1.6mmを使用するのが最適でしょう。

切手の過不足は避ける

発送は郵便局から速達で送ることをおすすめします。なるべく早く企業に届けることができるのと、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。
切手が不足していると、差出人に返送され、提出期限までに届かない恐れがあります。さらに、「受取人が差額を支払う」という事態になれば、企業に迷惑をかけてしまいます。リスクを最小限におさえるためにも、郵便窓口から出しましょう。

添え状を同封する

封筒には書類だけではなく、添え状の添付も忘れないようにしましょう。添え状には、誰が何を送ったのかをわかりやすく示す役割があります。添え状の添付は必須ではありませんが、書類を企業へ郵送する際は同封することがマナーです。封入時は、書類の一番上に添え状がくるように重ねましょう。

会社名・部署名は省略しない

封筒と同じで、メールの場合でも、会社名や部署名は正しく正式名称で書きましょう。

可能ならば「様」を用いよう

メールの場合は、「御中」よりも「様」を用いるのが適切です。特定の個人に送るわけではなくとも、メールを開封して対応するのは1人です。そのため、「様」を使用しても違和感はないでしょう。採用担当者の名前が分からない場合は、「株式会社〇〇　採用ご担当者様」と書けば問題ありません。

宛名を改行して入力

メールは読みやすさを意識して作成することが大切です。宛名が長い場合は、会社名・部署名・担当者名をそれぞれ改行して入力すると、バランス良く見えるでしょう。

採用担当者は、仕事の合間を縫って、就活生からのメールの対応をしてくれています。そこでマナーにまで反してしまうと、マイナスの印象を残しかねません。マナーを守り、できるだけ気持ちよく応じてもらえるようなメールを送りましょう。

・ひと目で内容が分かる件名にする

件名は、ひと目でどんな内容なのかが相手に伝わるものにする必要があります。ただ、件名が長くなりすぎてはいけません。たとえば、企業に質問がありメールをする場合、「面接日程についてのお伺い」など、簡潔に内容がわかる件名を設定するように心がけましょう。これは、ビジネスメールでの基本マナーとなりますので、覚えておきましょう。また、本題の後に氏名を入れると、件名だけで誰からの連絡かが分かるので親切です。

・本文はシンプルに

本文は、必ず要件がわかりやすいようシンプルにまとめましょう。ダラダラと長い文章は、読み手に負担をかけることになります。先ほどと同じく、質問がありメールするケースでたとえると、「質問内容」「質問の経緯（資料に記載されていなかったため、など）」「どんな答えが欲しいのか」これらがわかるような内容だけで十分です。また、余計なやりとりが発生しないよう、求める回答は具体的に質問するようにしましょう。たとえば、服装に関して分からないことがあったとき、「どんな服装で行けばよろしいでしょうか」と質問するとします。すると「服装は自由です」と言われた時に、スーツがいいのか、私服のほうがいいのかと新たな疑問が生まれてしまいます。はじめから「服装はスーツで問題ありませんでしょうか？」と、聞きたいポイントを明確にすると、やりとりがスムーズに進みます。

・読みやすさ重視

先ほども少しお伝えしましたが、メールは読みやすさにも配慮が必要です。一文を短くしたり、段落分けや改行をするなど、どうすれば内容が伝わりやすいかを意識してメールを作成しましょう。逆に、改行や句読点が異常に多いメールも読みづらいです。作成後に読み直して、おかしな箇所がないか確認をしながら、読みやすい文面になるよう調節しましょう。

・絵文字は使わない

企業へ送るメールに絵文字を使うのはやめましょう。「友人感覚でメールを送っている」とマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。また、質問の後に「？」を使う就活生も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスでは「！」や「？」などの記号も使用は避けるのが無難です。入社前で、まだ企業との信頼関係が築けていない段階であれば、絵文字や記号などは使用せず、内容を把握しやすいシンプルな文章になるよう心がけましょう。

・メールを送る時間も要注意

メールを送る時間帯は、企業の営業時間内が適切です。営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。都合のいい時間に確認できるメールであっても、なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。「深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯に送っても、会社にいないから迷惑にはならないだろう」と思うかもしれませんが、会社のメールをプライベート携帯に転送するように設定している場合があるため、注意しましょう。面接辞退の報告など、急ぎの要件で、どうしても営業時間内の連絡が難しい場合は、「夜分遅くに失礼します」など、お詫びの挨拶を添えてください。

・相手に終わらせるのはNG

企業とのメールのやり取りは、できる限り「自分」から送信したメールで終わらせるようにしてください。企業側が気を遣って返信を続けてくれる場合は、「ご多忙の折と存じますので、ご返信には及びません」などの挨拶を入れると、相手も気兼ねなくやりとりを終えられます。
ただし、面接辞退や内定辞退メールへの返信は、企業側から質問などがない限り、返信をしなくても問題はありません。

封筒で送る際の良い例

【採用担当の個人名がわからない場合】
・株式会社〇〇　採用担当　御中
・株式会社◯◯　人事部　御中
・株式会社◯◯　人事部　採用ご担当者様

【採用担当の個人名がわかる場合】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

封筒で送る際の悪い例

「株式会社◯◯　人事部御中　採用ご担当者様」

⇒「御中」と「様」と一緒に使うのは、二重敬語で失礼になるのでNG

採用担当の宛名について解説いたしましたが、いかがでしたか。会社や部署など団体宛ての場合は「御中」、採用担当者など特定の個人宛てに送る場合は「様」を用いるのが適切です。ささいなことでも、きちんとビジネスマナーが守れていると、採用担当者からも好印象です。入社後にも役立ちますので、学生のうちにマナーを学んでおきましょう。