面接の日程確定メールに返信は必要なのか？

面接の日程確定メールに返信は必要？

面接の日程確定メールには、必ず返信をする必要があります。返信をしないと、企業側も学生にメールが届いたのか、確定した日程で問題ないのか、把握することができません。「日程確認しました」という意思表示のためにも、きちんと返信をしましょう。

面接の日程確定メールで返信が必要ない場合もある

面接の日程確定メールを送信専用アドレスで送る企業もあります。この場合は返信を受け付けていないため、返信は不要です。基本的に送信専用アドレスの場合は、「※このメールアドレスは送信専用ですので、ご返信はご遠慮ください。」などと記載がありますので安心してください。

面接の日程を確定できない場合

企業から送られてきた日程で確定できない場合や、すぐには日程が分からない場合は「〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか」と、いつであれば日程が確定できるかメールで伝えましょう。すぐには日程が分からないからといって、日程が確定できるまで返信をしないのは絶対NGです。スケジュールが未定であっても、その旨をきちんと採用担当者へ知らせることが大切です。

企業へメールを返信する際のマナーやポイントを紹介します。企業はささいなやり取りの中でもビジネスマナーをチェックしています。マナーを守れていないと残念な印象を与えてしまう可能性がありますので、しっかりマナーをおさえておきましょう。

件名や本文は残して返信する

企業から届いたメールは、件名や本文を消したりしないで、そのまま返信するのがマナーです。つまり、メール返信時は、新規作成ではなく返信フォームにそのまま返事を書き、送信すればいいのです。件名に「Re：」が入っていてもいいのか悩むかもしれませんが、新たな件名を考える必要はありません。ただ、送られてきた件名に自分の名前が入っていない場合は「Re：件名（自分の名前）」のように、件名のあとに自分の名前を書き加えると丁寧です。

返信はすぐに送る

企業から面接日程に関するメールが届いたら、なるべく早く返信を送りましょう。しかし、確認が遅れてしまい、対応が深夜になってしまうのであれば、翌日に送っても問題ありません。その場合は、「ご返信が遅くなり大変申し訳ございません」と一言添えると丁寧です。ただし、返信が遅れてしまう場合も、24時間以内には送るようにしましょう。

返信する時間に気をつける

メールを送る時間帯は、企業の営業時間内が適切です。営業時間内であっても、朝の始業直後や、昼休み前後、終業前など忙しい時間帯は避けましょう。都合のいい時間に確認できるメールであっても、なるべく採用担当者の業務を妨げないよう配慮をするのがマナーです。また、深夜などの遅い時間から早朝までの時間帯に連絡をするのはNGです。会社のメールをプライベート携帯に転送するように設定している場合があるため、迷惑になります。

送る前に内容を確認する

誤字脱字はないか、おかしな箇所はないか送信前に必ずチェックしましょう。また、企業名・担当者名を間違えること、会社名などを省略することは絶対NGです。名前のミスは失礼にあたりますので、必ずチェックする必要があります。これは社会人になってからも意識しなければならないことです。メール作成が終わったら、そのまま送信してしまうのではなく、一度自分で読み直す癖をつけるようにしましょう。

絵文字は使わない

企業へ送るメールに絵文字を使うのはやめましょう。「友人感覚でメールを送っている」とマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。面接日程を変更したいときや、質問の後に「？」を使う就活生も多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスでは「！」や「？」などの記号も使用は避けるのが無難です。入社前で、まだ企業との信頼関係が築けていない段階であれば、絵文字や記号などは使用せず、内容を把握しやすいシンプルな文章になるよう心がけましょう。

メールの返信例文を紹介します。

面接の日程確定メールに返信するとき

件名：Re: ◯◯（自分の名前）

株式会社〇〇
人事部
〇〇様

お世話になっております。◯◯大学の〇〇　〇〇（自分の名前）です。

この度は面接日確定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただきました下記の日程で貴社に伺います。

◯月◯日（曜日）　◯：◯◯〜◯：◯◯

当日は何卒よろしくお願いいたします。
————————————————————–
【大学名】
【氏名】
【電話番号】
【メールアドレス】
————————————————————–

件名

【ポイント】
件名は、企業から送られてきたものから変更する必要はありません。件名に自分の名前が入っていない場合は、本題の後に氏名を入れると、件名だけで誰からの連絡かが分かるので親切です。

宛名

【ポイント】
送付相手の会社名⇒部署名⇒名前を順に書きます。会社名や部署名は必ず正式名称で記載しましょう。

本文

【ポイント】
まずは、面接日程の案内について感謝を述べましょう。そのあと、確定された面接日程を承諾する旨を伝えます。「◯月◯日△△：△△〜」と日時を繰り返すことで、認識に相違がないことの確認にもなります。

締め

【ポイント】
文末は、定型句で構いませんので短いあいさつで締めましょう。「お忙しい中面接のお時間を頂き、誠にありがとうございます。」「何卒よろしくお願い申し上げます。」などで締めるのが一般的です。

署名

【ポイント】
署名として「氏名」「学校名・学部・学科」「電話番号」「メールアドレス」を入れておきましょう。ビジネスメールでは署名を入れるのがマナーなので、あらかじめ作成し、テンプレートとして登録しておくと便利です。

面接の日程確定メールについて解説してきましたが、いかがでしたか。面接の日程確定メールには、企業から返信不要と指示がない限り、必ず返信しましょう。返信をする際のマナーも意識することが大切です。しっかりとマナーを守り、ささいなやり取りであっても、好印象を与えられるようにしましょう。