【まとめ】履歴書の折り方、封筒の書き方、切手の料金、郵送時のマナーなど

就活で大切なのは中身！そんな理由で、履歴書や封筒の形式は適当で良いと思っていませんか。企業側から指定がなければ何を使っても問題ありませんが、少しでも採用担当者からのイメージを良くするために最低限のルールは把握しておきましょう。

履歴書のサイズ

履歴書のサイズは、A4判とB5判の2種類しかありません。どちらも日本標準規格に準拠したもので、企業側から指定がなければどのサイズを使用しても大丈夫。特徴はそれぞれ違いますが、大学指定の履歴書はA4判であることがほとんど。アピールしたいことがたくさんある人はA4サイズの履歴書がおすすめです。ただし、B5サイズの履歴書だからと不利になることはありませんので、状況別に使い分けると良いでしょう。

封筒のサイズ

履歴書は、なるべく折り目を付けずに封入するのが好ましいとされています。とは言っても、A4判とB5判の履歴書をそのまま入れられる封筒はありません。そのため、履歴書を二つ折りにできる封筒を用意すると良いでしょう。長形封筒を使っている就活生もいますが、二つ折りで済ませられる「角形A4号」もしくは「角形2号」が望ましいです。履歴書と一緒に封入する書類の大きさに合わせて選んでくださいね。

封筒の色

応募書類を企業に提出する際は、白封筒で送るのが一般的です。ビジネス用途では茶封筒を使うシーンもありますが、仕事の書類や請求書などを送るのにつかわれるものです。そのため、茶封筒は他の封筒と見分けが付かずに確認が遅れることも。一方で、白封筒は私信や応募書類を送る際に使われるのが一般的です。封筒に書かれている文字も読みやすいという利点があるため、より改まったシーンで使われています。

履歴書の折り方

履歴書はできるだけ折らないことがマナーとされています。企業に郵送する、面接に持参するに関係なく、真ん中で左右二つ折りにしておきましょう。履歴書が売られていた状態に戻すことをイメージすると分かりやすいかもしれません。

切手の料金

企業へ提出する履歴書は、普通郵便で送るのが基本です。A4判の履歴書を封入できる「角形2号」のサイズは、定形外郵便に分類されます。一般的な履歴書1セットの重さは60～70gですので、切手料金は140円です。とは言っても、料金不足で返送されてしまっては困りますよね。切手を多めに貼っても届きますが、相手に悪い印象を持たれるかもしれません。不安なら、郵便局の窓口に持ち込みましょう。

提出書類の中で、採用担当者が最初に見るもの、それは履歴書でもエントリーシートでもなく、封筒の宛名書きです。つまり、応募書類を封入するための封筒であなたの印象が決まってしまうかもしれません。そこでこいこでは、書き方のマナーを確認していきましょう。

注意点①：基本的に宛名は縦書き

封筒の宛名には縦書きと横書きの2種類があります。どちらでも問題ないのでは？と思うかもしれませんが、履歴書を封入するための封筒は縦書きが基本です。なぜなら、応募書類は和封筒に入れて郵送するからです。書き方も年賀状と同じように、右から企業の住所→会社名→採用担当者名という順番で書いていきます。封筒表面の右上には郵便番号、左上には切手を貼ることも忘れずに。ただし、企業によっては使用する封筒を指定していることがあります。和封筒であれば問題ないのですが、横長の洋封筒だった場合は宛名も横書きで書くようにしてください。

注意点②：住所は省略せず正確に

郵便番号があれば、省略住所でも相手先へ届けることはできます。しかし、企業へ応募書類を提出するための封筒には正確な住所を記載してください。都道府県名や番地、号などの住所を表すための言葉は、省略して記載することはマナー違反です。本当に住所があっているのか不安な場合は、企業のホームページなどには正確な住所が記載されていますので、その通りに書きましょう。また、番地などで使われる数字の書き方にも注意する必要があります。和封筒で住所を記載する場合、数字は「算用数字」ではなく「漢数字」を用いなければいけません。

注意点③：(株)と記載するのはNG

就活生によくありがちなミスが、株式会社の書き方です。企業名を間違えることはもちろんのこと、株式会社を略して記載することもマナー違反となります。一般的に(株)と表記されることも少なくありませんが、封筒でこの書き方はNGです。さらに、企業名が「株式会社○○」なのか「○○株式会社」なのかも、就活生がミスしやすい一例として挙げられます。故意はなくても間違えると印象は悪くなりますので、気を付けましょう。また、採用担当者の名前が分からず「○○株式会社　御中」とだけ書くのは不親切です。この場合、どの部署に充てた封筒なのか分からないため「○○会社　採用ご担当者様」としてください。

注意点④：履歴書在中と必ず記載

封筒の左下には、赤文字で「履歴書在中」と記載することを忘れずに。企業には就活生からの履歴書だけでなく、取引先からの書類などが数多く届きます。それらを部署ごとに仕分けており、封筒の表面に「履歴書在中」の文字があれば一目瞭然です。また、基本的に郵便物は開封してみないと重要度が分かりません。しかし、履歴書在中と書かれている封筒なら採用試験に必要な書類であることがわかるため、丁寧に扱われます。企業に提出する履歴書は、自分のことを売り込むための大切な書類です。採用担当者の手元にしっかりと届くためにも、封筒の表面には「履歴書在中」と必ず記載しましょう。

企業に応募書類が届けばそれで良いと思っていませんか。しかし、郵送という行為だけでもいくつかのマナーがあります。採用担当者からマナーを知らないと思われないためにも、最低限のルールは身に付けておきましょう。

マナー①：添え状を必ず封入

応募書類だけを封筒に入れて郵送するのはマナー違反です。就活時に関係なく、何か書類を郵送する際には添え状を一緒に封入しなければいけません。最近ではメールが主流となっていますが、本文なしに添付ファイルだけ送るのと同じです。どれだけ急ぎのメールでも「書類を添付いたします」と一言添えますよね。書類の内容が魅力的なものであっても、添え状がないだけで採用担当者からの印象は悪くなることも。難しい内容を添え状に書く必要はありません。郵送書類の概要が分かるようなシンプルな内容で書かれたものを、A4もしくはB5サイズの用紙を封入してください。

マナー②：応募書類はクリアファイルに入れる

応募書類はクリアファイルに入れた状態で郵送しましょう。自分を企業に売り込むための応募書類は就活において欠かすことはできません。もし、あなたが採用担当者だったとして汚れた履歴書を受け取ったらどう思うかを考えてみてください。ビジネス書類は、使い古しのものを使用することはマナー違反とされています。水漏れで折れ曲がった応募書類を受け取った採用担当者は、あまり良い印象を持たないでしょう。クリアファイルに挟んで郵送することで、水漏れや折り曲げといったアクシデントの影響を最小限に抑えることができます。

マナー③：速達での郵送は避ける

企業に応募書類を郵送する際は、できるだけ速達は避けるようにしてください。提出書類には期限が設けられています。授業やアルバイトと並行して行う就活では、応募書類の提出がギリギリになってしまうこともあるでしょう。そういった場合に便利なのが、速達での郵送です。しかし、提出期限ギリギリに届いたものが速達で送られたものだと、採用担当者はあなたに悪い印象を持ってしまうかもしれません。速達を利用することで内定に大きく響くことはあまり考えられませんが、期間には余裕を持って提出しておいた方が無難です。

マナー④：郵送前に応募書類はコピーしておく

就活では数十社に応募書類を提出することになります。志望動機などはもちろんのこと、自己PRの内容も企業ごとに変更している人もいるのではないでしょうか。これでは、どの企業にどんな内容を書いたのか忘れてしまいますよね。面接では提出した履歴書をもとに行われます。履歴書に書かれている内容と実際に話す内容が全く違っていれば矛盾が生じる可能性も十分に考えられます。こういった状態に陥らないためにも、応募書類は郵送前にコピーしておきましょう。

採用担当者が送られてきた書類の中で、最初に目が行くのが封筒に書かれている内容です。明らかな間違いやマナー違反があると、あなたへの印象もマイナスになるかもしれません。宛名の書き方や書類の郵送方法は、社会人として最低限のマナーです。余計なミスをしてしまわないように、基本的なマナーは身に付けてから就活に臨みましょう。