【見本あり】就活の履歴書の封筒の宛名の書き方・封筒の選びの注意点

最近は、スマホやパソコンでメールをするのが当たり前になっているため、封筒などを使うのに慣れていない人も多いのではないでしょうか。しかしビジネスシーンにおいて、封筒に書類を入れて送付する業務は珍しいことではありません。封筒の選び方や書き方には、最低限のマナーがあります。就活に関係ない点でマイナス評価をされないためにも、しっかりとマナーを覚えておきましょう。

注意点①：封筒の色

封筒の色と聞くと、ほとんどの人が茶封筒を連想させるのではないでしょうか。基本的に、茶封筒はビジネスシーンの領収書や請求書、ダイレクトメールを送る際に使われます。また、可愛らしいカラフルなものや柄物の封筒は、友人などの親しい間で使うのが一般的です。一方でエントリーシートや履歴書などの応募書類送付に使用されるのは白色の封筒です。茶封筒でエントリーシートや履歴書を送付するのは間違いではありませんが、あまり好印象を与えないこともあるので注意しましょう。また、白色の封筒は「他の郵便物と紛れることを防ぐ」という役割も果たしています。企業に届く封筒は茶封筒が多い為、別の部署へと仕分けられる可能性も考えられます。白色の封筒で送付すると、一目で重要な書類であると見分けることができます。

注意点②：封筒のサイズ

文具店などに行くと、封筒の種類がたくさんあることに驚かされます。そのため、どの封筒のサイズを選べば良いのか分からない人も多いのではないでしょうか。「長形」「洋形」「角形」など、サイズの種類だけでも数十種類は販売されています。就活でエントリーシートや履歴書を送付する際は、角2形が推奨されています。その理由としては、就活で使用される応募書類の多くは、A4サイズであることが挙げられます。角2型の封筒は少し大きめであることからも、A４サイズの書類を入れても少し余裕ができます。逆に長形２号など封筒のサイズが小さい場合、A4サイズの書類を三つ折りにして入れなければいけません。履歴書に折り目が付くと読みにくいのはもちろん、あまり良い印象を持たれないこともあります。また、大切な書類を汚さないためにもクリアファイルは使用しましょう。

状況に応じた封筒を用意したら、それで終わりではありません。封筒の種類だけでなく、書き方にもマナーがあります。履歴書で使用する封筒は和封筒であることが多く、縦書きが一般的です。ただし、企業指定の封筒の場合は、洋封筒を使用することもあり、この場合は横書きが正解です。封筒に応じて正しく書き分けられるようになっておきましょう

表面の書き方

それでは、封筒の書き方マナーについて確認していきましょう。まずは、上記の図を見ながら、注意すべきポイントを①から解説していきます。

①郵便番号

意外と見落としがちなのが郵便番号です。未記入であっても、正しい住所が書かれていれば問題なく届けられます。しかし、記入すべき欄が空白の封筒を見て、担当者はどう感じるのでしょうか。当然、あまり良い印象を与えることはできないですよね。

②住所

郵便番号を記載していれば、住所の大部分は省略することができます。しかし、ビジネスにおいては都道府県から書き、ビル名なども略さずに記載しましょう。また、「丁目」や「番地」なども略さずに書きましょう。

③宛名

会社名は（株）などと略さず、「株式会社」と書きます。もちろん、前株か後株かの間違いはないように気を付けてください。「株式会社〇〇」と「〇〇株式会社」の違いです。また、会社や部署などへ送付する場合は「御中」、担当者へ送付する場合は「様」や「○○ご担当者様」と書きましょう。

④応募書類在中

履歴書用の封筒であれば記載されているものがほとんどですが、封筒の左下に赤いペンで「応募書類在中」と記入し、定規を使って四角で囲んでください。これは、重要書類が入っていることを示すためで、開封時に破かないよう注意を促す意味があります。

書き方の注意点まとめ

表面の書き方の注意点をまとめると以下のようになります。
・郵便番号は必ず記載
・住所は都道府県から、丁目や番地などもしっかり記入
・「御中」「様」の使い分けに注意
・封筒の左下に「応募書類在中」と赤ペンで記入
マナー違反にならないためにも、必ず上記の４点は守りましょう。

裏面の書き方

封筒の裏面は表面と異なり、自身の住所、氏名、日付を左側に記入します。上記の図を見ながら、一つずつ注意するべき点などを確認していきましょう。

①住所・氏名

表面と同様に、省略することなく正式名称で記載します。番地などはもちろんですが、アパート名や部屋番号など、必要な情報はすべて書いてください。また、自身の名前は住所よりも大きめに書くように心掛けましょう。

②郵送する日付

忘れがちですが、郵送する日付を左上に記載します。これは、担当者がいつの応募であったかを明確に分かるためです。日付は漢数字で記入してください。郵送の場合は投函日を、持ち込みの場合は面接日を記入しましょう。

③のりしろ

封はテープではなく、のりしろを使ってしっかりと閉じます。水のりは封筒がふやけてしまうため、スティックのりがおすすめです。封筒をのりづけしたら、封をした境目に〆を記入します。これは、途中で開封されていない事を示す意味があります。

書き方の注意点まとめ

裏面の書き方の注意点をまとめると以下のようになります。
・住所・氏名など必要な情報は省略することなく記載
・郵送する日付を左上に漢数字で記入
・封筒はのりづけし、封をした境目に〆を記入
マナー違反にならないためにも、必ず上記の４点は守りましょう。

担当者に悪いイメージを与えないためにも、最低限の封筒マナーは熟知しておきたいところ。思わぬところでミスが生まれてしまわないために、就活生が陥りがちなミスを例に挙げながら、封筒に関する注意点をいくつかご紹介します。

ペンについて

最初は丁寧に書いていた封筒も、慣れてくると徐々に適当になってきてしまうことも少なくありません。字が汚い、曲がっているなどは特に印象が悪くなります。文字を書くことに自信がないのであれば、シャーペンなどで薄く下書きしておくと良いでしょう。またボールペンとひと口に言っても、「油性」「水性」「ゲルインク」と種類はさまざまです。どのボールペンを使用するか迷った場合は、郵送中に封筒が濡れるリスクを想定して、インクが強く水に滲まない油性ボールペンを使うことをおすすめします。

切手について

封筒を送付する際に、気を付けたいのが切手の料金不足です。返送されて、応募の期日に間に合わなくなることも考えられます。また、場合によっては企業側が不足分を支払うこともあります。これでは、非常識と思われかねないので、切手の料金はしっかり調べておきましょう。また、記念切手やキャラクターデザインなどの特殊な切手は、ビジネスシーンでは相応しいとは言えません。郵便局やコンビニなどでバラ売りされている普通切手を使用しましょう。

企業に送付する重要なもの、それはエントリーシートや履歴書です。しかし封筒のマナーを無視してしまうと、悪い印象を与えてしまう可能性もあります。細かいことだからこそ、他の就活生と差を付けることができると考え、しっかりと守りましょう。