説明会をキャンセルするには？メール連絡のビジネスマナー｜例文あり
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あとで
はてぶ就活中は忙しく、参加を予定していた説明会やセミナーをキャンセルせざるを得ないこともあります。
キャンセルの理由に関係なく、企業への連絡は忘れないようにしましょう。
説明会をキャンセルする場合の正しいメールの書き方を、例文を交えてご紹介します。
目次
企業説明会をキャンセルしたい……どうすれば？
いかなる理由であっても、説明会を欠席する連絡はしましょう。
「説明会に参加できない＝ご縁がなかった」と、キャンセルのメールや連絡をしない、もしくは適当に済ませる就活生も少なくありません。
しかし、説明会を欠席することで企業側には迷惑がかかっています。
説明会の参加をキャンセルする時は、必ず企業に謝罪の連絡を入れましょう。
連絡は必ず入れる、無断欠席は絶対NG
企業説明会のキャンセルで一番やってはいけないことが「無断欠席」です。
企業側は、説明会の予約をした就活生のために、席や資料などを用意して待っています。
小さなことだと思うかもしれませんが、この業務ひとつ取っても労力が必要です。
また、無断欠席をすることによって、次回以降のその企業の説明会に参加できなくなることもあります。
無断欠席は就活生にとって大きなダメージとなる可能性があることを認識しておきましょう。
当日キャンセルの連絡はメールではなく電話
企業説明会の当日、急な体調不良などでキャンセルをせざるを得ない場合は、欠席の連絡はメールではなく必ず電話で行ってください。
当日キャンセルであれば、担当者がメールを確認できないことを考慮しなければならないからです。
当日キャンセルはしないことが望ましいのですが、どうしても欠席しなければいけないということも起こり得ます。
ギリギリの連絡はあなたの就活生としての印象も悪くなるので、早めの連絡を心掛けてください。
メールでキャンセル連絡をする時の注意点
企業にキャンセルメールを送る時には、気をつけなければならないビジネスマナーが存在します。
就活中のキャンセルメールで気をつけるべきポイントを紹介します。
企業の採用担当者に失礼だと思われないためにも、しっかり確認して身につけましょう。
説明会前日の夕方までにメールで伝える
企業説明会への欠席が前日までに分かっているのであれば、不参加の連絡は夕方（17時頃を目安）までにメールで行いましょう。
ビジネスマナーとしては電話をする方が良いですが、メールであれば「形に残る」ため、トラブルを避けることができます。
メールを送る時間は、送り先の企業の営業時間内にしましょう。
担当者も説明会までにあなたのキャンセルを把握することができます。
関連記事：【例文あり】就活メールの正しいマナーと状況別メール例文集10選
メールの件名はわかりやすく
ビジネスメールにおいて件名は非常に重要です。
件名は一目で内容を把握することができるので、手を抜かずに記載しましょう。
企業担当者は常にメールチェックをしているわけではないので、必要だと思われるものを優先することも少なくありません。
担当者にメールを開いてもらうためにも、一目で内容が分かる件名にしてください。
関連記事：【例文有り】就活メールは件名で差が出る！読んで貰える4つのポイント
メール本文は構成を意識する
キャンセルメールで入れるべき必要な内容は、以下の通りです。
・送り先の会社名・部署・企業担当者の名前
・自分の名前・大学
・キャンセルの意向
・キャンセル理由とお詫び
本文では最低限の構成を守ってください。
メールを読んだ相手が不快を覚えず、しっかりと理解できる内容になっているかが大切です。
特にキャンセルメールは相手側に一切の不備はないため、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
関連記事：就活メールのマナーを解説！“メールの返信”だけで差をつける方法！
お詫びの気持ちを込めて書く
どのような理由であっても、説明会をキャンセルしたという事実に変わりはありません。
何よりも相手に対するお詫びの気持ちを込めて書くことが大切です。
誠心誠意伝えることで、今後の説明会で名前を覚えて貰える可能性があります。
言葉遣いに気を付けて、お詫びの気持ちをしっかりと伝えましょう。
メールの最後には自分の署名
署名はビジネスメールのマナーです。
メールの最後に、名前や大学名、連絡先などを書く必要があります。
署名は直接会ってやり取りができない分、名刺の代わりとして役割を果たすという意味も含まれています。
一度登録すれば次回以降は自動でメールに署名されますので、社会人のマナーとして覚えておきましょう。
【シーン別】説明会をキャンセルする場合のメール例文
説明会キャンセルの理由別に、失礼のない誠実な断りメールの例文をご紹介していきます。
自分の状況に合った例文を参考にして、キャンセルメールを作成してください。
体調不良の場合の例文
【件名】
○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】
【本文】
○○株式会社
人事部 採用ご担当者様
大変お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。
本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○○○
○○大学△△学部××学科4年
tel：xxx-xxxx-xxxx
mail：xxx@xxxxx.ne.jp
―――――――――――――――
個人的な理由（他社と説明会が重なったなど）での例文
【件名】
○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】
【本文】
○○株式会社
人事部 採用ご担当者様
大変お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。
先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○○○
○○大学△△学部××学科4年
tel：xxx-xxxx-xxxx
mail：xxx@xxxxx.ne.jp
―――――――――――――――
試験日程と重なった場合の例文
【件名】
○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】
【本文】
○○株式会社
人事部 採用ご担当者様
大変お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。
先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なってしまったため、参加が困難となってしまいました。
お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○○○
○○大学△△学部××学科4年
tel：xxx-xxxx-xxxx
mail：xxx@xxxxx.ne.jp
―――――――――――――――
身内に不幸があった場合の例文
【件名】
○月○日 説明会キャンセルのお願い【○○大学・氏名】
【本文】
○○株式会社
人事部 採用ご担当者様
大変お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。
本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、身内に不幸があったため欠席させていただきます。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○○○
○○大学△△学部××学科4年
tel：xxx-xxxx-xxxx
mail：xxx@xxxxx.ne.jp
―――――――――――――――
説明会日程の再調整のメール例文
○○株式会社
人事部 採用ご担当者様
大変お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○と申します。
先日、○月○日開催予定の会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。
また、本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
もし来週以降の日程で説明会が開催される際は、必ず出席させていただきたいと思います。
お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
○○○○
○○大学△△学部××学科4年
tel：xxx-xxxx-xxxx
mail：xxx@xxxxx.ne.jp
―――――――――――――――
まとめ：キャンセルメールでこそビジネスマナーは試される
正しいマナーを守ったキャンセルメールを送ることで、企業担当者から悪い印象を持たれなくなります。
例文を参考にして、キャンセルの旨や謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。
正しいビジネスマナーを身に付けて、内定獲得の糧にしてください。
